7 nejčastějších chyb při organizaci firemní akce. A jak se jim vyhnout

Firemní akce na papíře často vypadá jednoduše. Vyberete místo, vymyslíte program, objednáte catering a pozvete hosty. Jenže ve chvíli, kdy se na jednom místě potká desítky nebo stovky lidí, několik dodavatelů a pevně daný časový harmonogram, začnou se objevovat detaily, které mohou celý výsledek výrazně ovlivnit.

A právě v detailech se často rozhoduje, jestli budou hosté odcházet s pocitem, že zažili skvělý večer, nebo si budou pamatovat především zmatky a čekání. Které chyby se při organizaci firemních akcí opakují nejčastěji a co udělat pro to, aby se jim dalo předejít?

1. Skvělý program, ale vlastně nevíte proč

„Chceme nějaký dobrý program.“ Zní to logicky, ale právě tady může být začátek problému. Program totiž není cílem firemní akce. Je prostředkem, který má pomoct naplnit to, proč se vlastně koná.

Chcete zaměstnancům poděkovat za jejich práci, stmelit tým, oslavit výročí, představit novou vizi nebo vytvořit příležitost k neformálnímu setkání s klienty? Každý z těchto důvodů si žádá jiný koncept, tempo i atmosféru. Zatímco někdy je na místě energický večer plný zážitků, jindy může být mnohem cennější dát lidem dostatek prostoru, aby spolu jednoduše byli a povídali si.

Než proto začnete vybírat kapelu, moderátora nebo místo, položte si jednoduchou otázku: Co chceme, aby si lidé z této akce odnesli? Odpověď vám často pomůže rozhodnout o celém zbytku.

2. Rozpočet vypadá dobře… dokud nezačnete sčítat

Na začátku může rozpočet působit poměrně jasně. Pronájem prostoru, občerstvení, program. Jenže postupně se přidává technika, personál, doprava, dekorace, mobiliář, ubytování, úklid nebo nejrůznější poplatky. A najednou je částka úplně jinde, než jste původně čekali.

Právě proto je důležité dívat se nejen na výslednou cenu, ale především na to, co všechno za ni dostáváte. Dvě nabídky mohou mít podobnou cenovku, ale velmi odlišný rozsah služeb. Transparentní rozpočet vám navíc umožní včas rozhodnout, kde se vyplatí investovat a kde naopak můžete ubrat.

Omezený rozpočet totiž nemusí znamenat horší akci. Znamená jen, že je potřeba dobře vědět, co je pro vaše hosty skutečně důležité.

3. Prostor je nádherný. Jen v něm vaše akce nefunguje

Fotografie může přesvědčit během několika vteřin. Vypadá to skvěle, má to atmosféru a přesně si dokážete představit, jak tam budou hosté večer stát se skleničkou v ruce. Jenže pak přijde realita.

Kam se vejdou všichni hosté? Kde bude pódium a odkud bude dobře vidět? Jak se lidé dostanou k občerstvení? Je dostatek parkovacích míst? Jaké jsou možnosti technického zajištění? A co se stane, když začne pršet?

Prostor, který perfektně funguje pro komorní večírek, nemusí být vhodný pro konferenci pro dvě stě lidí. Stejně tak venkovní areál může být v létě fantastickou volbou, pokud ale nemá připravenou variantu pro špatné počasí, může se během několika hodin stát největším problémem celé akce.

Při výběru místa proto nestačí přemýšlet nad tím, jak vypadá. Důležité je především to, jak funguje.

4. Když chcete hostům nabídnout úplně všechno

Je snadné podlehnout pocitu, že když už máte prostor, techniku a hosty na jednom místě, byla by škoda nevyužít každou možnost. A tak do programu přibude kapela, soutěž, workshop, tombola, fotokoutek, prezentace, vystoupení a ještě něco navíc.

Výsledkem ale nemusí být nezapomenutelný zážitek. Naopak. Hosté mohou mít pocit, že sotva něco začne, už musí někam jít, něco sledovat nebo se přesouvat. A přitom právě chvíle, kdy si lidé mohou v klidu sednout, najíst se a popovídat si, bývají často tím nejcennějším.

Dobrá dramaturgie proto není soutěž o počet aktivit. Jde o správné tempo a přirozené střídání programu, odpočinku a prostoru pro spontánní setkávání. I prázdnější místo v harmonogramu může být dobře naplánovanou součástí večera.

5. Všechno je připravené. Jen nikdo neví, kam jít

Hosté většinou nevidí práci, která stojí za hladkým průběhem akce. A vlastně je to tak správně. Neměli by řešit, kde se registrují, kam si mají odložit věci, kdy bude občerstvení nebo kudy se dostanou do další části programu.

Jakmile ale tyto informace chybí, začne se objevovat nejistota. Lidé se ptají, hledají správné místo, tvoří se fronty a z původně nenápadného detailu může vzniknout nepříjemný chaos.

Proto se vyplatí projít celou akci z pohledu hosta. Od okamžiku, kdy přijede na místo, přes registraci, občerstvení a program až po odchod. Čím méně věcí musí host během večera řešit, tím lépe může samotnou akci prožít.

6. Každý dodavatel odvede svou práci. Ale dohromady to nefunguje

Catering má svůj tým, technici svou techniku, kapela svůj program a prostor má svůj provozní tým. Každý může svou část zvládnout perfektně, a přesto může celek selhat.

Stačí, aby se o deset minut protáhla prezentace. Posune se catering, kapela čeká na svůj čas, technici mění harmonogram a někdo musí během několika minut rozhodnout, co se bude dít dál. Právě v těchto chvílích se ukazuje význam produkce.

U větších akcí je proto zásadní člověk, který neřeší jen jednu část, ale vidí celý event jako celek. Koordinuje dodavatele, hlídá čas a především řeší změny tak, aby se pokud možno vůbec nedostaly k hostům.

7. Plán A je skvělý. Jenže co když nevyjde?

Počasí nikdo neporučí. Dodavatel může onemocnět, technika může selhat a řečník může mít zpoždění. Některé věci jednoduše neovlivníte. Můžete se ale připravit na to, co uděláte, když nastanou.

Nemusíte vytvářet scénář pro každou myslitelnou katastrofu. Stačí si předem odpovědět na několik základních otázek: Co když začne pršet? Co když se posune program? Co když vypadne technika? Co když dorazí více hostů, než se očekávalo? A hlavně – kdo v takové chvíli rozhoduje?

Dobře připravený event není ten, při kterém se nikdy nic nepokazí. Takový event pravděpodobně neexistuje. Dobře připravený event je ten, při kterém si hosté často ani nevšimnou, že se něco pokazilo.

Co dělá firemní akci opravdu povedenou?

Ve výsledku nejde jen o místo, catering nebo atraktivní program. Povedená firemní akce vzniká ve chvíli, kdy do sebe zapadnou všechny její části – od prvního nápadu přes rozpočet a dramaturgii až po techniku, logistiku a lidi, kteří celý průběh koordinují.

Čím větší akce je, tím více detailů může ovlivnit její výsledek. Zkušený organizátor proto není jen člověk, který umí rychle hasit problémy. Je to především někdo, kdo je dokáže předvídat a vyřešit ještě dříve, než si jich hosté vůbec všimnou.

A právě v tom spočívá dobrá eventová produkce. Vy se můžete věnovat svým hostům, užívat si atmosféru a být součástí vlastního eventu. O to, co se děje v pozadí, se postaráme my.